Communiquer par Email

Distinguons deux types de mail :

>  Celui que vous envoyez à un correspondant qui vous connaît bien, auquel vous adressez un message personnel. Il va reconnaître votre nom et donnera suite. Néanmoins attachez de l’importance à y ajouter votre “signature” (votre nom et vos coordonnées complètes, tel fixe et portable, votre adresse email et l’adresse de votre site internet) et votre logo en fin de message. Votre image de professionnel en sera que renforcée.

> Celui que vous adressez à un correspondant pour attirer son attention et entrer en relation : client, prospect… C’est sur ce sujet que s’exprime le travail de Jadéa.

Voici quelques exemples de réalisations Jadéa

Voici quelques autres exemples de réalisations efficaces

Éviter la corbeille

La première règle de tout courrier : éviter la corbeille. A une époque ou les spams envahissent nos boites aux lettres, vous disposez en moyenne de deux secondes pour convaincre votre interlocuteur le lire votre email. Aucun texte, aussi bien écrit soit-il, ne peut rien faire pour vous si votre email est effacé sans avoir été ouvert.

Voyons pour cela quelques règles d’identification :

Nom d’expéditeur

Vous assurer que le mail porte votre nom d’expéditeur. Je reçois quotidiennement des mails provenant de « compte principal », « compte wanadoo » … Pour ce faire, envoyez toujours à vous-même un email important avant de l’adresser à votre interlocuteur. Vous pourrez alors vérifier la forme qu’il a à son arrivée.

Un mail dont l’interlocuteur n’est pas clairement identifiable a 90 % de chances d’être effacé sans être ouvert.

L’objet

je reçois également de nombreux mails qui n’ont pas d’objet ou dont l’objet n’est compréhensible qu’une fois le mail lu : la encore, destination poubelle plus que probable. Une fois le mail ouvert, tout n’est pas gagné, votre correspondant doit maintenant le lire jusqu’au bout.

Pour cela il doit dès le première ligne comprendre ce que vous lui voulez et ou vous voulez en venir. Je vous conseille, si le mail est long, de résumer votre propos dans les quatre premières lignes, puis
de développer votre propos. Soignez la présentation et l’orthographe, surtout si votre mail doit générer une réponse ou un accord.

« Vous n’avez qu’une seule chance de faire une bonne première impression. »

Le contenu

Un mail doit être concis et léger. Pensez toujours que votre interlocuteur peut se trouver en déplacement à l’étranger, et qu’il se connectera alors à sa boite mail via un modem sur son téléphone d’hôtel à 3 euros la minute. Ne lui infligez pas des images haute définition qui vont bloquer sa boite pendant une heure ou deux, et le faire vous maudire sur trois générations.
Le texte peut avoir la taille nécessaire pour faire passer le message : il est léger.
En revanche les images ou documents attachés doivent être envoyés avec parcimonie. En règle général, tout mail d’un poids supérieur à 500 Ko de doit jamais être envoyé à une personne que vous ne connaissez pas encore. Faites un mail léger et suggérer, soit une visite de votre site Internet qui contient les images, soit l’envoi d’un second mail avec les éléments proposés si le correspondant donne suite.

Le texte

Soyez clair et concis, dites rapidement ce que vous attendez de votre correspondant. Proscrivez absolument les présentation interminables, biographie sans fin, textes critiques.. dans un premier contact.
Ne parlez pas que de vous mais plutôt de ce que vous apportez à votre correspondant. Si le sujet s’y prête, attirez l’attention de votre correspondant par une énigme ou une promesse. La curiosité est un formidable moteur pour obtenir une réponse.
Indiquez rapidement dans votre texte les avantages que votre interlocuteur va tirer de sa nouvelle relation avec vous.

Tout ce qui a une chance d’être compris de travers… le sera !

Si vous avez un doute sur la rédaction d’une phrase, révisez-la ou écrivez la même chose différemment. Une fois le mail parti, il sera trop tard. Indiquez l’existence d’une pièce attachée. Si vous devez joindre un pièce attachée à votre message, indiquez le dans votre texte en précisant l’application qui a servi à le créer.
Le correspondant saura alors qu’il ne s’agit pas d’un virus parvenu jusque-là à votre insu. Précisez toujours l’application ayant servi à créer ou permettant d’ouvrir le document. Dans le cas d’un « .doc » cela peut paraître inutile, mais sur Macintosh les fichiers n’ont pas d’extension…

Mise en page

Pensez toujours que votre message sera vu par vos correspondants sur leur ordinateur, leur écran et leurs réglages. Evitez les grandes polices de caractères, les tableaux larges, qui nécessitent un écran de grande taille pour être lus en entier. Pensez que les écrans 800 x 600 représentent encore 40 % du parc installé d’ordinateurs. Prévoyez vos messages pour des écrans « moyens » avec des polices de caractères classiques. Tout le monde n’a pas la police « Bonaventura Gala Bold »… !!